檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設計橫式檔案盒，是為了增加盒內文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發生彎曲折損。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
現有的檔案柜（架）大都未給此種擺放方式留下足夠的空間，因此選用橫式檔案盒時應同時考慮檔案柜（架）的狀況。機關單位在選用檔案盒時，兩種格式的檔案盒只能選用一種，以簡便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。
優質的檔案盒是對檔案的一種保護，檔案盒通常是由紙板和牛皮紙裱糊制作的，基本都用無酸紙制作，檔案盒封面應標明全宗名稱。
檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等，特殊規格的也可訂做。（下圖A=20mm、B=30mm、C=50mm）
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